PWRPAS YR ADRODDIAD

1 Dan delerau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) Rhan 3 5. (2), rhaid i Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru (yr Awdurdod) fynd ati bob blwyddyn i gynnal adolygiad o ba mor effeithiol yw ei system Rheolaeth Fewnol. Mae Archwilio Mewnol yn rhan annatod o’r system honno, ac yn rhywbeth sy’n cyfrannu’n fawr at baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

2 Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus CIPFA 2017 yn ei gwneud yn ofynnol i’r Pennaeth Archwilio Mewnol roi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio am yr holl system rheolaeth fewnol, gan gynnwys pa mor ddigonol yw’r trefniadau rheoli risgiau a llywodraethu corfforaethol.

3 Mae’r adroddiad hwn yn dadansoddi gwaith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2020/21, ac mae’n cynnwys y datganiad sicrwydd sy’n seiliedig ar waith Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ym mis Mawrth 2021

CRYNODEB GWEITHREDOL

4 Mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol yn gallu rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio, ar sail y gwaith archwilio mewnol a wnaed, ynghyd â’r wybodaeth sydd ganddo am y sefydliad a’i weithdrefnau, fod gan yr Awdurdod drefniadau effeithiol ar gyfer llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol, a hynny er mwyn rheoli’r gwaith o gyflawni amcanion yr Awdurdod.

5 Roedd 50 diwrnod wedi’u dyrannu, ac mae’r adroddiad yn nodi bod 48 diwrnod o waith Archwilio Mewnol wedi cael eu cynnal yn ystod 2020/21. O ganlyniad i hynny, bydd 2 ddiwrnod yn cael eu cario drosodd i 2021/22, gan gynyddu’r dyraniad i 52 diwrnod.

 
6 Mae’r adolygiadau archwilio yn darparu lefel gadarnhaol o sicrwydd ynghylch pa mor ddigonol yw’r systemau rheolaeth fewnol sy’n bodoli, er bod 14 o argymhellion wedi cael eu gwneud yn ystod y flwyddyn i fynd i’r afael â rhai gwendidau. Mae proses ddilynol ffurfiol yn bodoli i sicrhau bod yr argymhellion yn cael eu gweithredu o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt.

7 Nid yw’r gwaith Archwilio Mewnol wedi canfod unrhyw wendidau a fyddai’n lleihau’r farn hon, ac nid oes unrhyw faterion arwyddocaol yn berthnasol i’r gwaith o baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

8 Mae’r adroddiad yn rhoi sicrwydd hefyd fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gweithredu yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig er mwyn galluogi’r Awdurdod i gael sicrwydd o’r farn hon.

ARGYMHELLION

9 Dylai’r Pwyllgor nodi’r hyn sydd yn Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio a Chaffael, a’r ‘farn’ gyffredinol ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw fframwaith yr Awdurdod ar gyfer llywodraethu, rheoli risgiau, a rheolaeth.

CEFNDIR

Swyddogaeth Archwilio Mewnol

10 Dan delerau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, mae cyfrifoldeb statudol ar Awdurdodau Tân i gynnal “system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol.”

11 Swyddogaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol yw darparu asesiad gwrthrychol i’r rheolwyr ynghylch p’un ai yw’r systemau a’r rheolaethau’n gweithio’n iawn ai peidio. Mae’n rhan allweddol o system rheolaeth fewnol y sefydliad oherwydd ei fod yn mesur ac yn gwerthuso pa mor ddigonol ac effeithiol yw’r rheolaethau eraill, fel:

• Bod Pwyllgor Archwilio a’r uwch reolwyr yn ymwybodol i ba raddau y gallant ddibynnu ar yr holl system; a
• Bod rheolwyr unigol yn ymwybodol o ba mor ddibynadwy yw’r systemau a’r rheolaethau y maent yn gyfrifol amdanynt.

12 Mae’r system rheolaeth fewnol yn cynnwys yr holl rwydwaith o systemau a rheolaethau a sefydlwyd i reoli’r Awdurdod, a hynny er mwyn sicrhau y caiff ei amcanion eu cyflawni. Mae’n cynnwys rheolaethau ariannol a rheolaethau eraill, a hefyd y trefniadau ar gyfer sicrhau bod yr Awdurdod yn cael gwerth am arian o’i weithgareddau.

13 Yn unol â Safonau Archwilio’r Sector Cyhoeddus, rhaid i’r Pennaeth Archwilio ddarparu barn ac adroddiad archwilio mewnol bob blwyddyn, i’w defnyddio gan yr Awdurdod ar gyfer ei ddatganiad llywodraethu.

GWYBODAETH

Barn Archwilio Mewnol 2020/21

14 Rwy’n fodlon fod y gwaith archwilio mewnol a gyflawnwyd, ynghyd â’n gwybodaeth gynaledig o’r sefydliad a’i weithdrefnau, yn caniatáu i mi ddod i gasgliad rhesymol ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw’r prosesau rheoli risg, rheolaeth a llywodraethu yn ATAGC.

15 Yn fy nhyb i, am y 12 mis a ddaeth i ben ar Fawrth 31ain Mawrth 2021, mae gan ATAGC brosesau rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol boddhaol ar gyfer rheoli’r modd y mae’r Awdurdod yn cyflawni ei amcanion.

16 Wrth roi barn archwilio, dylid nodi na all sicrwydd fyth fod yn absoliwt. Y peth mwyaf y gall y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ei ddarparu i’r Pwyllgor Archwilio yw sicrwydd rhesymol, ar sail y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn honno, nad oes unrhyw wendidau mawr heblaw’r rhai a nodwyd.

17 Hefyd, wrth gyrraedd y farn hon, rydym wedi ystyried y canlynol:

• Canlyniadau’r holl archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2021;
• Canlyniadau’r camau dilynol a gymerwyd mewn perthynas ag archwiliadau a gynhaliwyd mewn blynyddoedd blaenorol;
• A oes unrhyw argymhellion o’r categorïau Critigol neu Fawr heb gael eu derbyn gan y rheolwyr, a beth yw’r risgiau oherwydd hynny;
• Effeithiau unrhyw newidiadau sylweddol yn amcanion neu weithgareddau’r Awdurdod;
• Materion yn codi o adroddiadau blaenorol i’r Panel Gweithredol neu’r Pwyllgor Archwilio; a’r
• Cyfyngiadau o ran adnoddau sydd ar y gwaith Archwilio Mewnol ac sydd wedi amharu ar allu’r Gwasanaeth i ddiwallu holl anghenion archwilio mewnol yr Awdurdod.

18 Gellir defnyddio’r farn archwilio gyffredinol wrth baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 
Crynodeb o’r Gwaith i Gefnogi Barn Archwilio 2020/21

19 Mae’r rhestr yn Atodiad A yn rhoi barn archwilio ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw’r prosesau rheolaeth fewnol, ac mae’n rhoi crynodeb o’r negeseuon allweddol o ran yr holl aseiniadau archwilio a gafodd eu cynnal yn ystod 2020/21.

20 Mae’r rhestr yn rhoi crynodeb o’r barnau archwilio a nifer yr argymhellion a wnaed mewn perthynas â phob maes a adolygwyd, sy’n sail i’r sicrwydd a roddir i’r Pwyllgor Archwilio ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol oedd fframweithiau’r Awdurdod ar gyfer llywodraethu, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol yn 2020/21.

21 Pan fo hynny’n berthnasol, mae’r adroddiadau archwilio mewnol yn cael eu categoreiddio i roi barn archwilio ynghylch yr amgylchedd rheolaeth fewnol ar gyfer y system neu’r sefydliad dan sylw. Dyma’r categorïau ar gyfer barnau archwilio ynghylch yr aseiniadau:

 Sicrwydd Uchel
 Sicrwydd Boddhaol
 Sicrwydd Cyfyngedig
 Dim Sicrwydd

I gefnogi’r barnau archwilio, mae’r argymhellion a wnaed yn ystod y flwyddyn wedi cael eu categoreiddio fel rhai Critigol, Mawr, Canolig a Mân, a hynny yn unol â’r ffordd y mae’r Awdurdod yn asesu ac yn mesur risg.

22 O ganlyniad i bandemig Covid-19 ac i ymateb i gyngor y llywodraeth a chyfyngiadau, fe wnaeth Archwilio Mewnol roi’r gorau i’w holl waith ar y safle, bu’r staff yn gweithio o gartref gan barhau i wneud cynnydd, tra’n gweithio ac yn ymgysylltu â chleientiaid o bell. Fe wnaeth Archwilio Mewnol geisio sicrhau nad oedd y gwaith archwilio yn cael effaith niweidiol ar gleientiaid ar adeg pan oedd Gwasanaethau wedi cael eu gorymestyn ac yn canolbwyntio ar ddelio â COVID-19. Cafodd dau adroddiad archwilio a gwaith ymgynghorol eu cwblhau yn ystod y flwyddyn, a hynny ynglŷn â’r canlynol:

• Diogelwch Cymunedol - Archwiliadau Diogel ac Iach - Cynhaliwyd adolygiad i sicrhau bod gweithdrefnau ar gael ar gyfer y nodau strategol a’r mesurau perfformiad, yr Archwiliadau a gynhelir gan Weithwyr Cymorth Diogelwch yn y Cartref, y ‘cartrefi agored i niwed’ a atgyfeiriwyd, a’r Archwiliadau a gynhaliwyd gan asiantaethau sy’n bartneriaid i ni. Mae’r archwiliad wedi gwneud 11 o argymhellion, ac wedi darparu lefel Foddhaol o sicrwydd.
 
• Adnoddau Dynol a’r Gyflogres – Dechreuwyr ac Ymadawyr – Cafodd adolygiad ei gynnal i sicrhau bod systemau priodol o reolaeth fewnol yn weithredol o ran Dechreuwyr ac Ymadawyr, a oedd yn canolbwyntio ar y newidiadau yn y gweithdrefnau ar ôl gweithredu System iTrent ym mis Tachwedd 2020. Roedd yr archwiliad wedi gwneud 3 argymhelliad ac wedi darparu lefel Uchel o sicrwydd.

23 Mae canlyniad yr archwiliad, a’r gwerthusiad o ba mor ddigonol yw’r amgylchedd rheolaeth fewnol, yn seiliedig ar nifer yr argymhellion a wnaed, ynghyd â’u graddfa o risg. Mae pob archwiliad a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn wedi cael eu hasesu fel rhai sy’n darparu lefel gadarnhaol o sicrwydd.

24 Er mwyn mynd i’r afael â’r gwendidau a ganfuwyd yn ystod adolygiadau’r archwiliad, gwnaethpwyd 14 o argymhellion. Cafodd cynlluniau gweithredu yn nodi’r ymatebion y cytunwyd arnynt i argymhellion yr archwiliad eu cyhoeddi gydag adroddiadau’r archwiliad, a dychwelwyd y rhain i reolwyr yr Awdurdod Tân ac Achub, wedi’u cwblhau gyda’r camau i’w cymryd i sicrhau bod yr argymhellion yn cael eu gweithredu. Mae’r rheolwyr wedi cytuno i weithredu’r holl argymhellion yn yr archwiliad ar Ddechreuwyr ac Ymadawyr er mwyn dilysu cymwysterau perthnasol uchaf ymgeisydd drwy’r bwrdd arholi neu’r corff proffesiynol perthnasol, cyn cadarnhau penodiadau. Roedd y rheolwyr yn ystyried bod cael y dystiolaeth ychwanegol hon yn dasg rhy feichus i’r Gwasanaeth oherwydd gallai olygu llawer o amser i’r adran Adnoddau Dynol ac y byddai’n oedi’n siŵr o ddigwydd wrth aros i wybodaeth gael ei gwirio; hefyd gallai fod ffi am y gwasanaeth ac angen caniatâd oherwydd bod hyn yn golygu prosesu data personol.

25 I gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol CIPFA ar gyfer y Sector Cyhoeddus, mae proses ddilynol ffurfiol ar waith yn yr Adran i gadarnhau bod yr argymhellion a wnaed yn yr adroddiadau Archwilio Mewnol wedi cael eu rhoi ar waith gan y rheolwyr o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt. Fel arfer, bydd archwiliad dilynol yn cael ei gynnal chwe mis ar ôl cyhoeddi’r adroddiad terfynol.

26 Mae rhestr o’r archwiliadau dilynol a gynhaliwyd yn ystod 2020/21 wedi’i hatodi yn Atodiad B. Mae’n dangos nifer yr argymhellion a gafodd eu derbyn ac a roddwyd ar waith yn dilyn hynny gan y rheolwyr ymhob maes, ac mae’n datgelu’r newidiadau sy’n effeithio ar y farn archwilio wreiddiol. Mae’n amlwg fod gwelliant sylweddol wedi bod yn y lefelau rheolaeth fewnol o ran yr archwiliadau o Gardiau Prynu a Rheoli’r Fflyd a gynhaliwyd yn 2019/20, gyda’r ddau yn derbyn Uchel fel barn archwilio ddiwygiedig.

 
27 Cynhaliwyd 48 o ddiwrnodau archwilio yn ystod 2020/21, a hynny o gymharu â’r dyraniad a gynlluniwyd, sef 50 o ddiwrnodau fel y nodir yn y cynllun archwilio blynyddol. Mae crynodeb o’r gweithgarwch archwilio wedi’i atodi yn Atodiad C, ac mae’n dangos y dyraniad o adnoddau archwilio a gynlluniwyd o ran diwrnodau dynol mewn perthynas ag adrannau a gwasanaethau, ac mae’n cymharu’r cynllun gyda’r gwaith a wnaed mewn gwirionedd yn 2020/21. O ganlyniad, bydd 2 ddiwrnod yn cael eu cario drosodd i 2021/22, gan gynyddu’r dyraniad i 52 diwrnod.
.
28 Yn unol â Safonau Archwilio’r Sector Cyhoeddus, mae angen i’r cynllun fod yn hyblyg er mwyn gallu adlewyrchu ac ymateb i’r newid yn risgiau a blaenoriaethau’r Awdurdod. Cafodd y cynllun ei adolygu yn ystod y flwyddyn, a’i ddiweddaru fel yr oedd angen. Cafodd yr archwiliad o Storfeydd Canolog ei ohirio oherwydd pandemig Covid-19 a’r gofyniad i wneud gwaith archwilio o bell. Mae’r archwiliad o Storfeydd Canolog wedi’i gario drosodd i 2021/22.

Cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus

29 Mae’r gwaith Archwilio Mewnol yn dilyn dull sy’n seiliedig ar risgiau o benderfynu ynghylch anghenion archwilio’r Awdurdod ar ddechrau’r flwyddyn, ac mae’n defnyddio methodoleg sy’n seiliedig ar risgiau wrth gynllunio a chynnal ein haseiniadau archwilio. Mae gwaith y Gwasanaethau Archwilio Mewnol wedi cael ei gyflawni yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig 2013.

30 Mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi datblygu Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella (QAIP), sy’n ymdrin â phob agwedd ar waith archwilio mewnol, ac mae’n galluogi’r gwaith o werthuso cydymffurfiaeth â phob agwedd ar Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (QAIP).

31 Daeth Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) i rym ar 1af Ebrill 2013 ac roeddent yn cyflwyno gofyniad i gynnal asesiad allanol o’r holl wasanaethau archwilio mewnol. Rhaid cynnal yr asesiad hwnnw bob pum mlynedd, o leiaf, a hynny adolygydd cymwys ac annibynnol o’r tu allan i’r sefydliad. Y Rheolwr Gwasanaethau – Archwilio a Thechnegol o Gyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam wnaeth gynnal yr asesiad ym mis Tachwedd 2016. Mae Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol yn awgrymu graddfa o dri sgôr, sef ‘Yn Cydymffurfio ar y Cyfan’, ‘Yn Cydymffurfio’n Rhannol’, ac ‘Nid yw’n Cydymffurfio’. Barn gyffredinol yr aseswyr allanol yw bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cydymffurfio ar y cyfan â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a’r Cod Moeseg ymhob maes arwyddocaol, a’i fod yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol.

 
GOBLYGIADAU

Amcanion Llesiant Mae cysylltiad rhwng yr adroddiad hwn ag amcan llesiant hirdymor yr Awdurdod, sef ‘Hwyluso gwasanaethau tân ac achub sydd o ansawdd uchel, yn fforddiadwy ac wedi’i hintegreiddio’n well er mwyn i weithgareddau ataliol ac ymateb brys allu parhau i fod ar gael pan a ble mae eu hangen, a hynny’n fforddiadwy, yn deg ac ar sail risg.”
Cyllideb Mae’r Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn cael eu darparu fel rhan o Gytundeb Lefel Gwasanaeth ac o fewn cyfyngiadau’r gyllideb.
Cyfreithiol Amherthnasol.
Staffio Amherthnasol.
Cydraddoldeb/Hawliau Dynol/Y Gymraeg Amherthnasol.
Risgiau Caiff y Datganiad Sicrwydd ei gyflwyno yn unol â’r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Heb sicrwydd o’r fath gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol, ni fyddai’r Aelodau’n ymwybodol o ba mor ddigonol ac effeithiol yw’r trefniadau llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol yr Awdurdod, a beth yw ei allu, yn gysylltiedig â hynny, i gyflawni ei amcanion.

Ni fyddai unrhyw faterion neu wendidau o bwys a ganfuwyd gan y gwaith Archwilio Mewnol yn cael eu hystyried wrth lunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.